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…OU SE FAIRE ACCOMPAGNER
DE CONSULTANTS
Pour son appel d’offres, Alexandra Pfalzgraf a travaillé
avec le cabinet Kyu. «
L’appel d’offres requiert énormé-
ment de travail et nos équipes de Risk Management sont
limitées».
Un choix effectué non pour la technicité assu-
rance bien maîtrisée en interne,
«mais pour la technique
des appels d’offres et des achats, afin de nous aider à
rédiger le cahier des charges et à définir une grille d’éva-
luation basée sur des critères objectifs avec des règles de
notation précises. Les outils du consultant pour présenter
les résultats de façon claire rendent la prise de décision
plus facile.
»
À l’occasion d’un appel d’offres pour un projet majeur
en Indonésie, Eramet a demandé à l’un de ses courtiers
(Bessé) de l’accompagner comme conseil. Jean-Philippe
Pagès, son Directeur Grandes Entreprises, précise qu’il
s’agit là d’un cas exceptionnel. «
Nous ne sommes pas
consultants et n’avons pas vocation à le devenir. Il fallait
un critère essentiel pour répondre à l’appel d’offres
d’Eramet : être connu de la Banque Mondiale, ce qui
n’était pas notre cas. Nous avons donc accepté de changer
de casquette pour celle du consultant à la satisfaction de
notre client. Ce fut une expérience intéressante qui nous
a permis de mettre au point le cahier des charges pour
cet appel d’offres très complet sur lequel nous pouvons
aujourd’hui capitaliser.
»
Cyrille Brand note aussi la montée en puissance des
consultants dans les appels d’offres. Un point positif
pour structurer la démarche avec cependant un bémol :
«
parfois, nous ne sommes en relation qu’avec le consul-
tant, ce qui n’est pas idéal. Nous préférons le contact
direct avec le client car in fine, c’est le Risk Manager qui
appréhende les risques et exprime ses besoins
». Pour
Laurent Giordani, Partner de Kyu Associé, le recours au
consultant permet également de ménager les suscepti-
bilités. «
Certains Risk Managers ont les ressources mais
ils recherchent un regard neutre parce qu'il est compliqué
de mélanger des relations qui durent depuis longtemps
avec le courtier et le recul nécessaire pour une telle
opération
».
UN ACCOMPAGNEMENT EN 5 PHASES
(Avec la contribution de Laurent Giordani, Kyu Associés)
Jean-Philippe Pagès,
Directeur Grandes Entreprises,
Bessé
Laurent Giordani,
Partner, Kyu Associés
PRÉPARATION DE L’APPEL D’OFFRES
Le temps fort du projet qui conditionne le résultat.
L’appel d’offres est l’occasion de prendre du recul sur
les pratiques antérieures, de challenger les besoins
avec les équipes et d’aller voir les clients internes.
Avec ces informations précises qui profilent le risque
de l’entreprise, créer le dossier de consultation.
Objectif ? Ne sélectionner que des candidats
susceptibles d’être retenus et de ne pas faire travailler
une société pour rien. Sauf contre-performance
importante, le tenant est généralement consulté.
L’APPEL D’OFFRES
Transmission du dossier de consultation.
Pour les réponses les plus qualitatives possibles, dialoguer
au maximum : réunions, fil rouge de questions réponses.
Réception des offres et établissement de la short-list des
courtiers reçus pour l’oral. Celui-ci qui se déroule avec le client
et son équipe. Après les oraux, débrief client avec les grilles
d’analyse. Etablissement de la short-list. Nouvelles itérations en
cas de proximité de candidats pour affiner les points techniques
et négocier les aspects financiers.
Restitution de dossier de décision complet avec détail des
offres techniques et financières et scenarios différentiels.
CONTRACTUALISATION
Pour la finalisation, joindre le contrat au dossier de
consultation. Veiller à une description très précise des
prestations, des résultats attendus en termes de délais
et de qualité. La rémunération a généralement été
négociée lors de l’étape précédente.
DÉPLOIEMENT ET SUIVI
Mise en œuvre du plan de transition (demandé aux candidats
dans leur réponse (à l’exception du tenant).
Vérifications permanentes de la tenue des promesses et de la conformité
aux engagements garantis, niveaux de primes, prestations, livrables…
Suivi des indicateurs de performance du calcul des éléments
variables de la rémunération du courtier.
PHASE DE CADRAGE
Préciser avec le Risk Manager,
les polices concernées, le périmètre
organisationnel de la société (métiers,
présences pays, filiales) pour identifier
l’ensemble des parties prenantes
et établir un planning détaillé.
ATOUT RISK MANAGER, LA REVUE DE L’AMRAE
I N°6 I
OCTOBRE 2015
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DOSSIER
CHOISIR UN COURTIER